Cách gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng tăng tỷ lệ chuyển đổi trên Fanpage, Zalo

 

Gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng là một ứng dụng phổ biến của chatbot để tiếp thị sản phẩm, dịch vụ trong thời gian ngắn và tiếp cận với một số lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Tuy nhiên, nếu sử dụng chatbot không đúng cách, thì hình thức này sẽ gây tác dụng ngược, khiến người nhận cảm thấy phiền. Trong một kịch bản xấu có thể xảy ra đó là người dùng cảm chặn tin nhắn.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng hiệu quả sử dụng VinBase Chatbot nhằm gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng một cách hiệu quả, tránh rủi ro và tăng độ thân thiết trong quan hệ khách hàng.

1. 03 quy tắc nên biết trước khi gửi tin nhắn hàng loạt trên fanpage Facebook

Trước khi tìm hiểu cách gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng, các chuyên viên tiếp thị cần lưu ý một số điểm sau để đạt hiệu quả cao cũng như giảm thiểu “tác dụng phụ” mà phương pháp này mang lại. Cụ thể:

Lựa chọn kênh gửi tin nhắn cho khách hàng

Đầu tiên, cần biết rõ khách hàng mục tiêu của bạn sử dụng nền tảng nào phổ biến nhất.

Ví dụ: Đối với nhân viên văn phòng thường xuyên trao đổi công việc, các nền tảng hoạt động thường xuyên của họ sẽ là Zalo và Skype. Tuy nhiên đối với sinh viên, Facebook hay Instagram chắc chắn sẽ là những mạng xã hội được tương tác nhiều nhất.

Gửi tin nhắn hàng loạt trên các nền tảng mạng xã hội.

Nhờ nhận biết được nơi tập trung nhiều khách hàng tiềm năng nhất, đội ngũ bán hàng tiếp thị có thể triển khai các chương trình chào bán, khuyến mãi, tri ân,… một cách hiệu quả. Đây cũng là cách tránh gây sự khó chịu cho nhóm khách hàng phổ thông chưa hứng thú với sản phẩm của doanh nghiệp.

Chuẩn bị nội dung tin nhắn hay, chạm tới cảm xúc người nhận

Khi chuẩn bị nội dung tin nhắn quảng cáo hàng loạt cho khách hàng, chuyên viên tiếp thị nên lưu ý một điều sau để có tin nhắn một tên “trúng tim khách hàng”. Cụ thể:

Không nên gửi mỗi quảng cáo, chương trình khuyến mãi

Trải nghiệm nhận được những “deal hời” khiến cho bất cứ khách hàng nào cũng đều thích thú. Thế nhưng nếu phải nhận tin nhắn khuyến mãi liên tục thì đó lại là một trải nghiệm không mấy vui vẻ với người tiêu dùng. Chính vì thế, bộ phận tiếp thị nên hạn chế việc chỉ tin quảng cáo. Hơn nữa, những tin nhắn kiểu này có thể bị bot của Facebook quét và gắn tag là tin nhắn quảng cáo.

Chọn đúng nội dung phù hợp với nhóm đối tượng khách hàng

Ví dụ, khi bạn bán sản phẩm quần áo thể thao – một loại hàng hóa được nhiều nhóm đối tượng sử dụng, cần có tông giọng và ngôn ngữ phù hợp với mỗi nhóm. Với nhóm khách trẻ, tông giọng cần năng lượng, vui vẻ, ngôn từ bắt trend. Ngoài ra cũng quảng cáo thêm nhiều về màu sắc trang phục, phụ kiện đi kèm nếu có. Khi đã gửi đúng nội dung được quan tâm, khách hàng sẽ không chọn hành động chặn tin nhắn.

Hạn chế đính kèm link khi gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng

Thuật toán Facebook không ưu tiên người dùng của họ bị dẫn sang 1 trang web khác. Chính vì thế, nếu bộ phận tiếp thị của doanh nghiệp bạn liên tục chèn link hoặc chèn số lượng lớn vào tin nhắn gửi cho khách hàng, chắc chắn Facebook sẽ tìm cách hạn chế. Chính vì thế, nên hạn chế chèn link trong tin nhắn gửi hàng loạt (đặc biệt là 1 link gửi cho rất nhiều người) để đạt hiệu quả tương tác tốt.

Tin nhắn quảng cáo trên Facebook Messenger

Tuy không gắn link vào tin nhắn, nhưng đội ngũ marketing có thể gửi các hình ảnh sản phẩm, kích thích sự hứng thú của khách hàng truy cập vào fanpage. Ngoài ra, Facebook cũng hỗ trợ quảng cáo trên Messenger để gửi các tin nhắn dẫn đến link mua hàng. Tuy nhiên, phương pháp này sẽ tốn kém, cũng dễ gây khó chịu cho khách hàng vì được gắn nhãn là tin nhắn quảng cáo.

Lưu ý về số ký tự được cho phép trên một tin nhắn SMS

Tin nhắn gửi qua SMS giới hạn độ dài văn bản là 160  ký tự. Chính vì thế, lựa chọn nội dung nào ưu tiên để cho vào tin nhắn là điều vô cùng quan trọng. Đồng thời, ngôn từ sử dụng trong tin nhắn cũng phải gãy gọn, ấn tượng, tạo hứng thú để kích thích khách hàng hành động theo ý bạn.

Tối ưu ngôn từ, thông tin nhằm giảm tỉ lệ bị người dùng chặn

Một tin nhắn không có sự chỉnh sửa để phù hợp với từng nhóm đối tượng sẽ bị khách hàng coi là tin rác. Để tránh tình trạng tin nhắn bị chặn, doanh nghiệp nên tối ưu thông tin về tên, tuổi người nhận, lịch sử mua hàng, thói quen,… để tạo thiện cảm với khách hàng.

Ví dụ: “Chào chị Lan, hiện tại cửa hàng thời trang XX đang có chương trình khuyến mãi 20% cho khách hàng thân thiết,…”

Tối ưu tên khách hàng trong quá trình gửi tin nhắn hàng loạt.

Khi thực hiện chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng, doanh nghiệp cần thường xuyên vào mục báo cáo tin nhắn của fanpage để kiểm tra và cố gắng duy trì tỉ lệ chặn tin nhắn ở mức dưới 3%.

Thời điểm gửi tin nhắn

Thời điểm gửi tin nhắn cũng góp phần tạo nên thành công của chiến dịch tiếp thị hàng loạt cho khách hàng. Ví dụ, khách hàng nhận tin nhắn vào lúc nửa đêm có thể mang cảm giác tiêu cực, giảm khả năng bán hàng thành công.

Ngược lại nếu tin nhắn này được gửi đến vào buổi tối trước khi đi ngủ, trong khoảng thời gian thảnh thơi thì chắc chắn thông điệp mà doanh nghiệp bạn gửi đến sẽ được đón nhận tích cực hơn nhiều.

2. Cách gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng trên fanpage

Hiện nay, nền tảng AI Chatbot hỗ trợ gửi tin nhắn hàng loạt trên fanpage đang là một trong những công cụ được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bên cạnh đó, sản phẩm này còn có khả năng phân tích tệp khách hàng có sẵn, nhận diện ý định, cảm xúc để đưa ra phản hồi phù hợp và hơn thế nữa.

Dưới đây là chi tiết cách gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng trên Chatbot được tạo lập bởi nền tảng Chatbot.

Lưu ý: Tính năng này chỉ thực hiện được khi khách hàng tương tác với Chatbot trong vòng 24h.

Bước 1: Vào giao diện quản lý Chatbot, ấn vào Manage Customer/Broadcast

Vào giao diện quản lý Chatbot

Bước 2: Ấn vào “New Broadcast” để tạo tin nhắn mới, gửi đi hàng loạt

Bước 3: Điền thông tin vào bảng tạo lập Step 1 và ấn Next

Name: tên của Broadcast

Message by Text: nội dung sẽ được gửi đi (độ dài tối đa: 2000 từ)

Message by skill: chọn một nội dung được tạo trong bot đã gửi đi trước đó (được lưu lại như một skil)

Lưu ý: Bắt buộc phải chọn skill hoặc điền nội dung (có thể dùng cả 2). Không được bỏ trống thông tin ở phần này.

Điền thông tin vào bảng

Bước 4: Điền thông tin vào bảng tạo lập Step 2 và ấn Save. Có 3 trường hợp tồn tại.

Trường hợp 1: Chọn Run Once (Gửi một lần duy nhất)

Nếu gửi ngay lập tức, bấm Send now

Nếu gửi vào một ngày khác sẽ được lên lịch, ấn Later

Chọn Run multiple times

Trường hợp 2: Chọn Run multiple times (Gửi nhiều lần)

Chọn Run multiple times nhiều lần

Cần điền các thông số sau:

Start from (Thời điểm bắt đầu gửi tin nhắn hàng loạt)

Repeat (Gửi lại tin nhắn mỗi: giờ, ngày, ngày trong tuần, tuần,… )

Trong đó:

Hourly: gửi lập lại sau mỗi “x“ giờ

x là khoảng thời gian hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt (tính từ thời gian bắt đầu chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt).

Ví dụ: Repeat sending every 2 hour và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 4 Mar 2022 4:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

Daily: gửi lập lại sau mỗi “x” ngày

x là số ngày hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt (tính từ thời điểm bắt đầu chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt)

Ví dụ: Repeat sending every 2 day và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 6 Mar 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

Weekdays: gửi lập lại sau mỗi “x” tuần

x là số tuần hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt (tính từ thời điểm bắt đầu chiến dịch gửi tin nhắn hàng loạt)

Ví dụ: Repeat sending every 2 week và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 18 Mar 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

Weekly: gửi lập lại mỗi tuần

Các lựa chọn (checkbox) tương ứng với các thứ trong tuần, cho phép người dùng chọn các ngày trong tuần muốn chạy broadcast

Nếu thời điểm bắt đầu là Thứ khác với Thứ được cài đặt để gửi tin nhắn hàng loạt, tin nhắn hàng loạt sẽ được gửi đi vào Thứ được cài đặt gần nhất ngay sau ngày “Start from”.

Ví dụ: Repeat sending every Sunday and Monday và start from = 4 Mar 2022 2:05 PM (Friday) → Vào 6 Mar 2022 2:05 PM (Sunday) hệ thống sẽ gửi tin nhắn lần thứ 1, lần thứ 2 sẽ vào ngày 7 Mar 2022 2:05 PM (Monday).

Monthly: gửi lập lại mỗi tháng

Khi người dùng chọn → Hệ thống hiển thị hiển thị 2 lựa chọn lặp lại:

On x day:

x là ngày trong tháng trùng với ngày bắt đầu (Lưu ý: Thông tin lúc này sẽ không thể bị chỉnh sửa)

Ví dụ: Start from 4 Mar 2022 2:05 PM → x = 4

Nếu tạo lệnh gửi tin nhắn hàng loạt thành công → Hệ thống sẽ tự động triển khai lệnh vào ngày x hàng tháng

Ví dụ: Start from 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 4 Apr 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

On the y z

Trong đó y = first, second, third, fourth, last; z = T2 – CN

Nếu Thứ bắt đầu khác với thứ được cài đặt chạy lặp lại, hệ thống sẽ không gửi tin nhắn hàng loạt vào ngày bắt đầu mà sẽ gửi vào ngày tương ứng với thứ gần nhất ngay sau ngày “Start from”

Ví dụ: Repeat sending every on the first Sunday và start from: 4 Mar 2022 2:05 PM (Friday) → Vào 6 Mar 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 1, lần thứ 2 sẽ vào ngày 3 Apr 2022 2:05 PM.

Yearly: gửi lập lại mỗi năm

Khi người dùng chọn → Hệ thống hiển thị hiển thị 2 lựa chọn lặp lại:

On x month y day:

x là ngày tháng trong năm trùng với ngày bắt đầu (Thông tin sẽ không thể chỉnh sửa)

Nếu tạo lệnh gửi tin nhắn hàng loạt thành công → Hệ thống sẽ tự động triển khai lệnh vào ngày x tháng y hàng năm

Ví dụ: Start from 4 Mar 2022 2:05 PM → Vào 4 Mar 2023 2:05 PM hệ thống sẽ gửi lại tin nhắn hàng loạt lần thứ 2.

On the y z t

Trong đó y = first, second, third, fourth, last; z = T2 – CN; t = Tháng 1-12

Nếu Thứ bắt đầu khác với Thứ được cài đặt gửi tin nhắn hàng loạt, hệ thống sẽ gửi tin nhắn vào ngày tương ứng với Thứ được chọn gần nhất ngay sau ngày “Start from”

Ví dụ: Repeat sending every on the first Sunday of June và start from 4 Mar 2022 2:05 PM (Friday) → Vào 5 Jun 2022 2:05 PM hệ thống sẽ gửi tin nhắn hàng loạt lần thứ 1, và lần thứ 2 sẽ vào ngày 4 Jun 2023 2:05 PM.

End (kết thúc chiến dịch vào): 

On Date: Ngày kết thúc chiến dịch

After x occurrence(s): Dừng sau khi chạy bao nhiêu lần

When an event occur: Khi doanh nghiệp thực hiện 1 sự kiện (event) cụ thể, ví dụ như hoàn thành 1 nghiệp vụ x nào đó.

Ví dụ: Lệnh gửi tin nhắn hàng loạt kết thúc nếu khách hàng kết thúc nghiệp vụ A → Nếu người dùng Chabot thực hiện nghiệp vụ A thì hệ thống sẽ ngừng gửi tin nhắn đến loạt khách hàng được cài đặt.

Trường hợp 3: Run when customer trigger

Lưu ý: Người dùng chọn trường hợp này khi có nhu cầu gửi cho tệp khách hàng nhất định (có điều kiện áp dụng)

Evaluate New Record Only

Nếu người dùng chọn “Evaluate New Record Only“ thì: Ở lần chạy gửi tin nhắn hàng loạt trên fanpage đầu tiên, hệ thống sẽ tiến hành gửi tin theo 1 trong 2 cách thức sau:

(1) Nếu người dùng chọn “All records“: Ở lần đầu tiên, hệ thống sẽ gửi tin cho tất cả các địa chỉ liên hệ hợp lệ và những liên hệ mới được thêm vào. Những lần sau, hệ thống chỉ gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng được thêm kể từ lúc khởi tạo chiến dịch.

(2) Nếu người dùng chọn “Only records added after create broadcast“ → Hệ thống sẽ chỉ gửi tin nhắn tới những khách hàng mới được thêm vào kể từ lúc chạy chiến dịch.

Evaluate All Records

Nếu người dùng chọn “Evaluate All Records“ → Hệ thống sẽ gửi tin nhắn đến tất cả các địa chỉ liên lạc hợp lệ không phân biệt khách hàng cũ và mới ở tất cả các lần chạy.

3. Cách gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng qua Zalo

Bên cạnh Facebook, Zalo hiện nay cũng là một công cụ tiếp thị hiệu quả. Khảo sát của Decision Lab trong quý IV/2021 tiếp tục khẳng định vị trí số 1 của Zalo trong việc kết nối các mối quan hệ thân thiết.

Dưới đây là cách thức đơn giản để các doanh nghiệp có thể gửi tin nhắn hàng loạt cho các khách hàng trên Zalo.

Trường hợp gửi 1 tin nhắn: 

Bước 1: Soạn nội dung tin nhắn và gửi cho một tài khoản Zalo bất kỳ

Bước 2: Nhấn và giữ lên tin nhắn vừa gửi > Chuyển tiếp > Chọn đối tượng muốn gửi

Trường hợp gửi nhiều tin nhắn

Bước 1: Nhấn giữ lên 1 tin nhắn bất kỳ. Nhấp vào Chọn nhiều và chọn những tin nhắn bạn muốn gửi > chọn Chia sẻ.

Tìm kiếm và chọn những người bạn muốn gửi

Bước 2: Sau đó, tìm kiếm và chọn những người bạn muốn gửi > Nhấp vào biểu tượng mũi tên để Gửi.

Mặc dù có thể gửi tin nhắn hàng loạt cho khách hàng, tuy nhiên tính năng có sẵn này của Zalo vẫn tạo ra nhiều bất cập cho người dùng. Ví dụ với một lượng khách hàng vài nghìn người, thậm chí vài trăm nghìn đối với các doanh nghiệp lớn, thao tác trên tiêu tốn nhiều thời gian và nhân lực.

Ấn gửi